Cas client : pby.

Les résultats

20 h Rendues à l'équipe chaque semaine ≈ 80 heures par mois, plus d'un mi-temps en CDI

5 Briques dans un seul outil discussions, pilotage, facturation, dépenses, assistant

+30 % D'efficacité sur l'administratif le même travail de gestion absorbé en moins de temps

Ce qui tourne aujourd'hui

Les 5 briques mises en place.

Discussions centralisées

Espaces de discussion, messages mobiles et boîtes e-mail arrivent dans une seule interface. Fini les dizaines d'espaces à surveiller un par un : tout est au même endroit, et rien ne passe entre les mailles.

Pilotage en temps réel

Les encaissements et les mouvements bancaires remontent automatiquement. L'agence voit son chiffre d'affaires récurrent, sa trésorerie disponible et sa trésorerie à venir sans attendre la clôture du mois.

Facturation et relances

Les factures partent depuis l'outil et les impayés se relancent tout seuls, selon un rythme défini une fois pour toutes. Plus besoin de tenir la liste de qui doit quoi et depuis combien de temps.

Suivi des dépenses

Toutes les dépenses remontent au même endroit et se catégorisent au fil de l'eau. L'agence sait ce qu'elle dépense et sur quoi, sans reconstruire le tableau à chaque fin de mois.

Assistant intégré

L'information se demande au lieu de se chercher : un chiffre, un récapitulatif, un rapport sortent en quelques secondes, à l'écrit comme à la voix.

Le contexte

pby. est une agence de référencement naturel. Son quotidien était éclaté sur une dizaine d'outils qui ne se parlaient pas. Les échanges arrivaient de partout : plusieurs dizaines d'espaces de discussion pour les clients, des messages sur mobile, et autant de boîtes e-mail à surveiller. Personne ne pouvait dire avec certitude si un message avait été traité. Côté gestion, c'était le même éclatement : le suivi financier se reconstituait à la main dans des tableaux, la facturation et les relances d'impayés se géraient à part, et les dépenses se catégorisaient après coup. Aucune vue d'ensemble en temps réel, et retrouver une information supposait de savoir d'avance dans quel outil chercher.

Ce qu'on a fait

Nous avons construit une application sur-mesure qui rassemble tout leur quotidien, livrée en 5 briques les unes après les autres. La première a centralisé les conversations, pour arrêter l'éparpillement le plus coûteux. Les 3 suivantes ont traité la gestion : le pilotage financier alimenté automatiquement, la facturation avec ses relances, et le suivi des dépenses. La dernière a posé un assistant par-dessus l'ensemble, pour que l'information se demande au lieu de se chercher. L'équipe a été formée sur chaque brique au moment de sa mise en service.

Le résultat

L'agence travaille aujourd'hui dans un seul outil au lieu d'une dizaine. Les conversations, la trésorerie, la facturation et les dépenses sont au même endroit, et les chiffres sont à jour sans que personne ne les ressaisisse. L'équipe récupère ≈ 20 heures par semaine, soit ≈ 80 heures par mois, plus d'un mi-temps en CDI, et traite le même volume de gestion avec ≈ 30 % de temps en moins. Le temps rendu part sur les clients, pas sur l'administratif.

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