Cas client : Joe AI

Les résultats

15 h Rendues aux équipes chaque semaine ≈ 60 heures par mois, l'équivalent d'un CDI à temps partiel

5 Automatisations en production sur les tâches les plus répétitives du quotidien

12 Points de friction identifiés cartographiés pendant l'audit, du plus coûteux au plus simple

Ce qui tourne aujourd'hui

Les 5 automatisations mises en place.

Tri et routage des demandes entrantes

Les demandes arrivaient par plusieurs canaux et étaient triées à la main chaque matin. Elles sont désormais qualifiées, classées et envoyées à la bonne personne automatiquement.

Synchronisation des outils

L'information saisie une fois se propage partout où elle est attendue. Plus de recopie d'un outil à l'autre, plus d'écart entre deux tableaux censés dire la même chose.

Génération des documents récurrents

Les documents qui ne changeaient qu'à la marge se fabriquent à partir des données déjà en base. L'équipe relit et valide au lieu de repartir d'un modèle vide.

Reporting hebdomadaire automatique

Le point de la semaine se construit sans que personne n'aille chercher les chiffres. Les données sont consolidées à heure fixe et arrivent prêtes à être commentées.

Relances et suivis programmés

Les relances partent au bon moment, sans dépendre de la mémoire de quelqu'un. Ce qui restait en attente ne se perd plus entre deux semaines chargées.

Le contexte

Joe AI grandissait vite, et l'opérationnel suivait comme il pouvait. Les mêmes gestes revenaient chaque semaine : recopier une information d'un outil à l'autre, retrier des demandes qui arrivaient par plusieurs canaux, refabriquer à la main des documents et des récapitulatifs qui ne changeaient qu'à la marge. Personne ne savait vraiment combien de temps partait là-dedans, parce que c'était éparpillé sur toute l'équipe et sur toute la semaine.

Ce qu'on a fait

Nous avons commencé par un audit des opérations. Nous avons suivi les équipes sur leurs vraies tâches pour reconstituer où passait le temps, geste par geste, et séparer ce qui demande un jugement humain de ce qui n'est que de la manutention d'information. 12 points de friction sont ressortis, que nous avons classés par coût en heures et par difficulté de traitement. Nous en avons retenu 5, les plus lourds et les plus simples à traiter, et nous les avons mis en production les uns après les autres, en formant l'équipe sur chaque brique au moment de sa livraison.

Le résultat

Les 5 automatisations tournent aujourd'hui sans supervision et rendent ≈ 15 heures par semaine aux équipes, soit ≈ 60 heures par mois : l'équivalent d'un CDI à temps partiel qu'il aurait fallu recruter pour absorber la même charge. Le quotidien a changé de nature : les tâches qui se répétaient à l'identique ne remontent plus, et le temps récupéré va sur ce qui demande réellement leur expertise.

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